Allá por el mes de marzo, Google lanzó en modalidad beta para las organizaciones y usuarios de G Suite el modo confidencial. El gigante tecnológico ya ha anunciado que esta característica va a extenderse al resto de usuarios de la plataforma Google a partir del próximo 25 de junio de 2019. ¿No sabes en qué consiste el modo confidencial y deseas prepararte para su adopción? No te preocupes, te lo contamos todo a continuación.

Empecemos: ¿en qué consiste el modo confidencial?

Con el modo confidencial, es más fácil proteger el contenido sensible de tus emails a través de una serie de funcionalidades. Con este nuevo modo, podremos proteger la información creando fechas de vencimiento de lectura y revocando el acceso a mensajes previamente enviados. También podremos impedir que los receptores de nuestros correos reenvíen, copien, impriman y/o descarguen tanto el cuerpo del email como los archivos adjuntos. Además, incluso tendremos la posibilidad de solicitar una autenticación adicional vía SMS para leer un correo.

Todo ello, ayuda a reducir el riesgo de que la información confidencial sea compartida con las personas equivocadas, aunque solo sea por accidente. Y, además, hace posible proteger los datos incluso si la cuenta del destinatario ha sido hackeada mientras el mensaje permanece activo.

Sin embargo, resulta vital tener en cuenta que el modo confidencial no impide que se puedan tomar pantallazos o fotos de nuestros mensajes y/o archivos adjuntos.

Continuemos: ¿cómo funciona el modo confidencial?

Cuando envías un correo en modo confidencial, el destinatario recibe un mensaje con enlace al contenido del mensaje original. Pero, mientras que en los usuarios de Gmail el contenido del mensaje aparece como parte del mismo mensaje, los usuarios de otras herramientas de correo solo verán un enlace.

Pero, ¿qué pasa con Vault?

Si los usuarios de tu dominio envían o reciben correos con el modo confidencial, Vault conservará, buscará y exportará estos mensajes. Eso sí, el cuerpo del mensaje será accesible en Vault solo si el remitente del correo está en tu organización. Es decir, Vault no tendrá acceso al contenido de este tipo de mensajes que terceros hayan enviado a tu organización.

Acciones a tomar

  • ¿Cómo activo/desactivo el modo confidencial en mi dominio?

Esta labor debe realizarla el administrador de la consola de administración. A partir del 25 de junio de este año 2019, los usuarios tendrán por defecto activada la opción de enviar emails con el modo confidencial.

No obstante, si no deseas que esta funcionalidad esté disponible para los usuarios de tu dominio, puedes deshabilitarla.

De un modo u otro, puedes gestionar las distintas opciones desde la Consola de Administración tal y como te indicamos a continuación:

1.- En la página principal de la consola dirígete a Aplicaciones > G Suite > Gmail

2.- En el apartado Configuración del usuario, marca o desmarca la casilla de Habilitar el modo confidencial.

3.- Por último, guarda los cambios.  

  • ¿Cómo activo/desactivo el modo confidencial en unidades organizativas concretas?

Al igual que en el caso anterior, esta tarea también debe ser realizada por el administrador de la consola. Para ello:

1.- En la página principal de la consola de administración, ve a Aplicaciones >G Suite> Gmail.

2.- En la parte izquierda, selecciona la unidad organizativa que quieras.

3.- Haz clic en Configuración de usuario y, en la parte izquierda de la ventana, selecciona la unidad organizativa que quieras.

4.- Desmarca o marca la casilla Habilitar el modo confidencial.  

5.- Haz clic en Guardar.  

  • Por último, ¿cómo evito que envíen mensajes en modo confidencial a mi dominio?

Para evitarlo, deberás crear una regla de cumplimiento que bloquee los mensajes entrantes de tu dominio. Para ello:

1.- En la página principal de la consola de administración, accede a Aplicaciones > G Suite > Gmail > Configuración avanzada.
Nota: Para acceder a Configuración avanzada, debes hacer scroll hasta la parte inferior de la página de Gmail.

2.- En la sección Cumplimiento, ve al ajuste Cumplimiento del contenido.

3.- Coloca el cursor sobre este ajuste y haz clic en Configurar. Si ya has creado reglas de cumplimiento para otros tipos de correo, coloca el cursor sobre una regla y haz clic en la opción para añadir otra.


En el cuadro de diálogo «Añadir ajuste» que aparecerá a continuación, puedes dar un nombre al ajuste, seleccionar el tipo de mensaje con el que se debe activar y determinar qué medida debe tomarse en función del mensaje.

4.- En el cuadro de diálogo «Añadir ajuste», facilita los siguientes datos:

  • Asigna un nombre a la regla.
  • En Mensajes afectados, marca la casilla Entrante.   
  • En «Añadir expresiones», selecciona la opción Si alguna de las siguientes reglas coincide con el mensaje.
  • En «Expresiones», haz clic en Añadir y, a continuación, selecciona Coincidencia de metadatos.
  • En el menú desplegable «Atributo», selecciona Modo confidencial de Gmail y, en «Tipo de coincidencia», selecciona El mensaje está en el modo confidencial de Gmail.
  • Haz clic en Guardar.

5.- En la siguiente sección, en la que se identifican las medidas que se toman en caso de que las expresiones coincidan, selecciona Rechazar mensaje.

6.- (Opcional) Si quieres, puedes escribir una notificación de rechazo personalizada para enviársela al remitente.  

7.- Haz clic en Añadir ajuste.     

En definitiva, con el modo confidencial, Google da un paso más en el avance de la seguridad y la protección del contenido de nuestros mensajes. Además, como verás nos da la libertad de seleccionar si deseamos tener activo este modo o no, por lo que es decisión propia seguir como hasta ahora o aprovechar estas nuevas funcionalidades.  

El equipo de ieducando, 

Fuente Blog G Suite Update y Soporte de Google 

SUSCRÍBETE AHORA A NUESTRA NEWSLETTER