por Jaime Conde, Coordinador de formaciones en ieducando 

Introducción

Todas las organizaciones que usan Google Drive como herramienta de gestión documental deben hacer una reflexión para que el funcionamiento sea el más adecuado, y luego implementarlo. Si esta labor no se realiza:

  • Los usuarios pueden tener dificultades para encontrar archivos o carpetas porque no hay una estructura común, sino que funcionan compartiendo dichos archivos y carpetas constantemente (cada vez que crean algo deben volver a dar permisos) y de manera desorganizada.
  • Puede dar lugar a problemas de seguridad: si no se controlan bien los permisos, hay usuarios que pueden acceder a lo que no deberían, pueden dar permisos a otros usuarios que no deseamos, etc.

En este artículo quiero explicar buenas prácticas sobre cómo compartir los archivos en un entorno corporativo como puede ser un centro educativo.

Manos a la obra…

En primer lugar, para compartir corporativamente necesitamos una estructura sobre la que compartir.

Quienes hemos compartido en entornos corporativos recordamos las unidades de red donde se podían encontrar las carpetas comunes. Estas unidades, se solían identificar con letras, por ejemplo “Z:/”, y ahí encontrábamos los datos compartidos en una estructura organizada. Es una estructura similar la que necesitamos, un sitio común donde podamos encontrar los archivos que compartimos. Y este sitio lo vamos a crear a partir de una carpeta común para toda la organización.

Esta carpeta será compartida con permisos de “Ver” con un grupo en el que estén todos los miembros de la comunidad educativa, excepto los alumnos, ya que los profesores compartirán archivos con ellos, fundamentalmente, a través de Classroom.

Nuestro objetivo es compartir los recursos y los archivos del centro pero de forma controlada, por lo que simplemente tener una carpeta compartida no nos sirve, ya que todo el mundo tendría acceso a todo y no controlaríamos los permisos. Por tanto, dentro de esta carpeta común vamos a crear otras en las que cambiaremos los permisos. Ya no lo compartiremos con todo el mundo, sino sólo con los grupos que queramos que trabajen en cada carpeta. Para una mayor organización, cada carpeta se nombra con el nombre del departamento o interés que se quiera desarrollar dentro de la misma.

Con todo lo anterior, cuando accedamos a la carpeta común nos encontraremos que vemos carpetas, y dentro de ellas tenemos acceso al contenido y estructuras de archivos a las que queremos acceder. Pero cada usuario sólo verá el contenido de las carpetas para las que tenga permisos, es decir, no todo el mundo ve lo mismo.

Recomendación: en la carpeta común no se debe poder crear nada. Para ello, esta carpeta se comparte con permiso de “Ver”.

Uso de grupos

Un problema muy habitual, si no se ha reflexionado bien sobre el funcionamiento corporativo, es que cuando queramos que alguien acceda a una carpeta debemos darle permisos de acceso a la misma. Si el acceso se lo estamos dando en diferentes carpetas a múltiples usuarios nos vamos a encontrar que la gestión de los permisos es compleja. Cada alta y baja requiere modificar los permisos de todas las carpetas y para simplificar notablemente esto, nos vamos a apoyar en los Grupos de usuarios de Google.

Una carpeta o archivo en Drive se puede compartir con Grupos. Cuando lo comparto con un grupo, automáticamente lo estoy compartiendo con los usuarios del grupo con los permisos que se le haya dado al mismo, lo que nos permite agrupar por permisos a los usuarios en Grupos. Las carpetas que tenía con los archivos agrupados por departamentos o intereses, se compartirán con los grupos que hayamos creado donde meteremos a los usuarios que tienen que tener acceso a los mismos. De manera fácil, cuando un usuario debe dejar de tener acceso a una carpeta, lo que haremos será darle de baja en el grupo y con eso automáticamente le estamos restringiendo el acceso a todas las carpetas donde estaba autorizado el grupo.

Con esto logramos de una forma sencilla que cuando alguien se incorpora al centro, se le dé acceso a los contenidos comunes simplemente agregándole a los grupos correspondientes. Estos grupos los llamaremos estructurales, ya que reflejan la estructura del centro educativo. Por ello, se debe crear un protocolo de alta y baja para gestionar la pertenencia a estos grupos.

También se debe tener un directorio de los mismos (para que los usuarios conozcan los grupos existentes y quién pertenece a cada grupo), ya que además de para gestionar el repositorio común del centro, también nos va a a servir para comunicarnos mediante correos electrónicos, invitar a eventos de calendario, gestionar el acceso a webs (Site), etc.

 

En la próxima entrada, se mostrarán los pasos a seguir y los aspectos a tener en cuenta para una correcta implementación de Drive como gestor documental dentro de las organizaciones.

SUSCRÍBETE AHORA A NUESTRA NEWSLETTER