por Jaime Conde, Coordinador de formaciones en ieducando
En la entrada anterior, se realizó una introducción acerca del uso de Google Drive como herramienta de gestión documental, así como las buenas prácticas sobre cómo compartir los archivos en un entorno corporativo, por ejemplo, un centro educativo. En esta entrada, se mostrarán los pasos a seguir y los aspectos a tener en cuenta para una correcta implementación de Drive como gestor documental dentro de las organizaciones.
Pasos a seguir:
1.- Identificar y definir los grupos estructurales
Son los grupos que se mantienen estables independientemente de los usuarios que se den de alta o de baja dentro de los mismos.
2.- Crear los grupos estructurales
Esto lo debe hacer el administrador de G Suite. No debe asignar la propiedad de estos grupos a nadie y deben ser gestionados por él directamente.
Los grupos de Google son anidables. Esto quiere decir que podemos poner como miembros de un grupo a otros grupos, de manera que todos los miembros de un grupo que añadamos a un segundo grupo pasan a ser miembros de este segundo grupo sin necesidad de que estén presente en el mismo.
Si tenemos, por ejemplo, el grupo “Claustro” en el que tenemos como miembros a los grupos de los departamentos, en el momento que añadamos a un profesor que se incorpora al departamento de matemática automáticamente pertenecerá al grupo “Claustro”.
3.- Crear carpeta común
Esta carpeta la debe crear el administrador de G Suite, desde su cuenta o desde una cuenta funcional llamada, por ejemplo, Masterdoc. Debe dar permiso de lectura al grupo de todos los miembros. Esto se haría con el grupo estructural que incluya a todos los usuarios que deban tener acceso (recuerda que ese grupo estructural raíz puede contener grupos anidados).
4.- Crear estructura de carpetas en la carpeta común y asignar permisos
Dentro de esta carpeta común vamos a ir creando las carpetas de los departamentos o de los intereses que se quieran incorporar. Modificaremos los permisos de estas carpetas para que dejen de estar compartidas con todo el mundo y solo vamos a dar permiso para los grupos que deben trabajar en cada carpeta con permiso de edición o de ver. En cada carpeta se debe marcar “Evitar que los editores cambien el acceso y añadan nuevos usuarios”.
5.- Incorporar a los usuarios a los grupos estructurales
Se debe establecer un protocolo para altas y bajas de los grupos estructurales.
Inicialmente, a cada grupo que se vaya generando se le incorporan los usuarios que deben pertenecer al mismo. Esto lo hará el administrador desde la consola de G Suite. Se pueden hacer cargas masivas desde hojas de cálculo si queremos simplificar la tarea.
6.- Dar acceso a la carpeta común
Un problema que nos encontramos es que, cuando un usuario es dado de alta y hecho miembro de los grupos correspondientes, aunque tiene permisos para acceder a las carpetas estructurales correspondientes, al acceder a su Drive no las visualiza, parece que no existen para ese usuario. Una manera sencilla de resolver el problema sin meternos en usar herramientas como GAM, es facilitarle la URL de esa carpeta raíz estructural, pues el problema no es de permisos, sino más bien de visibilidad para el usuario. Esto lo podemos hacer de muchas maneras, o bien a través de un correo de bienvenida, o en una intranet de bienvenida, facilitándole la URL de la carpeta e instrucciones de cómo añadir esa carpeta a su unidad de Drive (para que la tenga bien localizada y no sólo en “compartido conmigo”).
7.- Dar indicaciones de como se debe trabajar en el repositorio común
En este correo también se deberían incorporar unas sencillas instrucciones de como se debe trabajar en este entorno. Lo principal es dejarles claro que la forma más sencilla y recomendable de compartir un archivo con los compañeros es creándolo o subiéndolo a las carpetas compartidas.
Se debe recomendar que sólo usen sus carpetas personales, no compartidas, para aquellos archivos a los que no se desee dar acceso a los compañeros; pero el resto debe estar en las carpetas comunes.
Cuestiones a tener en cuenta:
- La implantación de un repositorio común en Drive debe ser algo que se promueva desde la organización y tiene que tener el apoyo del equipo directivo. No puede ser un sistema parcial o de uso voluntario.
- No es necesario crear toda la estructura de golpe. Es recomendable el empezar a trabajar con aquellos que estén mejor preparados e ir añadiendo más grupos y carpetas a medida que se vayan adquiriendo las competencias y sepamos que este sistema les puede ser de utilidad a los compañeros.
- Aunque se esté en una carpeta con acceso restringido, los usuarios que acceden pueden tener permisos para compartir contenido de la misma con usuarios que no tienen acceso a la misma. Es importante que cada departamento defina unos modos de uso del material que comparte.
- Será el administrador de G Suite el que debe gestionar las altas y bajas en los grupos.
- Es recomendable tener un directorio de los grupos estructurales de la organización en la intranet donde se pueda consultar las direcciones de los grupos y los miembros. Aplicación para visualizar grupos.
- No usar las unidades compartidas. El administrador las debe deshabilitar para los usuarios. Las unidades compartidas tienen ventajas e inconvenientes que se analizarán en otro artículo más adelante. Mi recomendación es deshabilitar el uso general de las unidades compartidas en el entorno educativo.
¿Y que pasa con los documentos creados por usuarios que dejan el centro y son eliminados? Pues que se pierden.
Para la gestión documental existen las “Unidades compartidas”. Es una buena herramienta y sirven solo para eso.
Estimado Pepe:
Si un usuario es eliminado de G Suite y no se hace la transferencia de los archivos de Drive estos se pierden. Es por ello que recomendamos que se piense bien antes de eliminar un usuario ya que no solo se pierde lo que hay en Drive sino también los correos electrónicos que muchas veces tienen contenido más trascendentes que los propios archivos.
Está la opción de suspender un usuario con lo que no se afectan los documentos que tenga compartidos y los correos permanecen. También como administradores podemos transferir la propiedad de los archivos a un usuario instrumental, por ejemplo masterdoc@micolegio.com, desde la herramienta que tenemos en la consola. Con esto se consigue que se tenga acceso a los archivos.
Si finalmente se quiere eliminar un usuario se nos preguntará en el momento de eliminarlo si queremos transferir los archivos de ese usuario a otro. En este caso volvemos a recomendar tener un usuario instrumental para transferir la propiedad de los archivos del usuario eliminado.
Como ves hay opciones a la hora de eliminar y que no se pierdan los archivos compartidos a través de Drive.
Estoy leyendo detenidamente este árticulo porque tengo mucho interés en saber dónde debo alojar las carpetas o documentos comunes del centro (Somos un centro público con mucha movilidad del personal, y lo pertenece al centro no lo debería tener ningún miembro de la plantilla en su cuenta).
Entiendo que debo crear una cuenta, no personal, exclusiva para el centro educativo. ¿Es lo que en este artículo se llama ‘cuenta funcional’ o ‘usuario instrumental’? ¿Se trata del mismo concepto o son conceptos distintos?
Hola Salvador,
Si usas el usuario instrumental para crear las carpetas y establecer los permisos por grupos, tendrás el sitio donde los usuarios pueden compartir los documentos y archivos. Cuando un usuario se marche, para evitar que desaparezcan los archivos que sean de su propiedad si llegáis a eliminar al usuario se debe de transferir la propiedad de todos sus documentos al usuario instrumental. También puedes pedir a los usuarios que ciertos documentos, como las actas, se le transfiera la propiedad a este usuario instrumental.
La cuenta instrumental la maneja el administrador y normalmente no hay que hacer nada con ella excepto a lo mejor dar la propiedad de algún documento concreto a otro usuario o eliminar archivos obsoletos que no se desea archivar. Es una cuenta que va acumulando la propiedad de los archivos en nombre del centro pero que no interfiere con ellos.
Buenas tardes,
¿Habría posibilidad de acceder a los archivos personales en Mi Unidad de algún usuario de la organización? El fin sería examinar aleatoriamente y eventualmente usuarios que más almacenamiento están consumiendo, y detectar que realmente lo utilicen profesionalmente y no para almacenar archivos personales.
Un saludo
Hola José Miguel,
No se puede acceder a los archivos de Drive de ningún usuario que no nos haya dado permiso aunque seamos súper administradores.
Desde la auditoría de Drive se puede ver lo que hacen los usuarios y desde los informes el uso de espacio que tienen.
Accede desde la consola como súper administrador: https://admin.google.com/ac/reporting/home?hl=es
Para ver archivos de los usuarios o correos sin su autorización tendríamos que usar la herramienta Vault (https://ediscovery.google.com/discovery/) que previamente habría que inicializar y configurar. Para el uso de esta herramienta recomendamos la autorización expresa de los equipos directivos.
Un saludo.
Bon dia,
Formo part d’un centre amb correu corporatiu. Vull esborrar un archiu que vaig penjar al drive i quan ho faig em surt un missatge que diu que l’arxiu seguirà estant disponible per als meus col.laboradors. Què vol dir això, que no el puc esborrar, que l’arxiu se’l queda al centre tot i que l’he creat jo i ja no el vull compartir?
Gràcies
Hola Laura,
Eso quiere decir que mientras no deshabilites las comparticiones o no vacíes la papelera, el archivo eliminado sigue siendo visible a la gente con que se compartió. Nuestra recomendación: Si no quieres que un archivo tuyo sea accesible, deberías quitar los permisos antes de eliminarlo.
Un saludo.