Organización de archivos en un entorno corporativo usando Drive (II)

por Jaime Conde, Coordinador de formaciones en ieducando 

En la entrada anterior, se realizó una introducción acerca del uso de Google Drive como herramienta de gestión documental, así como las buenas prácticas sobre cómo compartir los archivos en un entorno corporativo, por ejemplo, un centro educativo. En esta entrada, se mostrarán los pasos a seguir y los aspectos a tener en cuenta para una correcta implementación de Drive como gestor documental dentro de las organizaciones.

Pasos a seguir:

1.- Identificar y definir los grupos estructurales

Son los grupos que se mantienen estables independientemente de los usuarios que se den de alta o de baja dentro de los mismos.

2.- Crear los grupos estructurales

Esto lo debe hacer el administrador de G Suite. No debe asignar la propiedad de estos grupos a nadie y deben ser gestionados por él directamente.

Los grupos de Google son anidables. Esto quiere decir que podemos poner como miembros de un grupo a otros grupos, de manera que todos los miembros de un grupo que añadamos a un segundo grupo pasan a ser miembros de este segundo grupo sin necesidad de que estén presente en el mismo.

Si tenemos, por ejemplo, el grupo “Claustro” en el que tenemos como miembros a los grupos de los departamentos, en el momento que añadamos a un profesor que se incorpora al departamento de matemática automáticamente pertenecerá al grupo “Claustro”.

3.- Crear carpeta común

Esta carpeta la debe crear el administrador de G Suite, desde su cuenta o desde una cuenta funcional llamada, por ejemplo, Masterdoc. Debe dar permiso de lectura al grupo de todos los miembros. Esto se haría con el grupo estructural que incluya a todos los usuarios que deban tener acceso (recuerda que ese grupo estructural raíz puede contener grupos anidados).

4.- Crear estructura de carpetas en la carpeta común y asignar permisos

Dentro de esta carpeta común vamos a ir creando las carpetas de los departamentos o de los intereses que se quieran incorporar. Modificaremos los permisos de estas carpetas para que dejen de estar compartidas con todo el mundo y solo vamos a dar permiso para los grupos que deben trabajar en cada carpeta con permiso de edición o de ver. En cada carpeta se debe marcar “Evitar que los editores cambien el acceso y añadan nuevos usuarios”.

5.- Incorporar a los usuarios a los grupos estructurales

Se debe establecer un protocolo para altas y bajas de los grupos estructurales.

Inicialmente, a cada grupo que se vaya generando se le incorporan los usuarios que deben pertenecer al mismo. Esto lo hará el administrador desde la consola de G Suite. Se pueden hacer cargas masivas desde hojas de cálculo si queremos simplificar la tarea.

6.- Dar acceso a la carpeta común

Un problema que nos encontramos es que, cuando un usuario es dado de alta y hecho miembro de los grupos correspondientes, aunque tiene permisos para acceder a las carpetas estructurales correspondientes, al acceder a su Drive no las visualiza, parece que no existen para ese usuario. Una manera sencilla de resolver el problema sin meternos en usar herramientas como GAM, es facilitarle la URL de esa carpeta raíz estructural, pues el problema no es de permisos, sino más bien de visibilidad para el usuario. Esto lo podemos hacer de muchas maneras, o bien a través de un correo de bienvenida, o en una intranet de bienvenida, facilitándole la URL de la carpeta e instrucciones de cómo añadir esa carpeta a su unidad de Drive (para que la tenga bien localizada y no sólo en “compartido conmigo”).

7.- Dar indicaciones de como se debe trabajar en el repositorio común

En este correo también se deberían incorporar unas sencillas instrucciones de como se debe trabajar en este entorno. Lo principal es dejarles claro que la forma más sencilla y recomendable de compartir un archivo con los compañeros es creándolo o subiéndolo a las carpetas compartidas.

Se debe recomendar que sólo usen sus carpetas personales, no compartidas, para aquellos archivos a los que no se desee dar acceso a los compañeros; pero el resto debe estar en las carpetas comunes.

Cuestiones a tener en cuenta:

• La implantación de un repositorio común en Drive debe ser algo que se promueva desde la organización y tiene que tener el apoyo del equipo directivo. No puede ser un sistema parcial o de uso voluntario.
• No es necesario crear toda la estructura de golpe. Es recomendable el empezar a trabajar con aquellos que estén mejor preparados e ir añadiendo más grupos y carpetas a medida que se vayan adquiriendo las competencias y sepamos que este sistema les puede ser de utilidad a los compañeros.
• Aunque se esté en una carpeta con acceso restringido, los usuarios que acceden pueden tener permisos para compartir contenido de la misma con usuarios que no tienen acceso a la misma. Es importante que cada departamento defina unos modos de uso del material que comparte.
• Será el administrador de G Suite el que debe gestionar las altas y bajas en los grupos.
• Es recomendable tener un directorio de los grupos estructurales de la organización en la intranet donde se pueda consultar las direcciones de los grupos y los miembros. Aplicación para visualizar grupos.
• No usar las unidades compartidas. El administrador las debe deshabilitar para los usuarios. Las unidades compartidas tienen ventajas e inconvenientes que se analizarán en otro artículo más adelante. Mi recomendación es deshabilitar el uso general de las unidades compartidas en el entorno educativo.