En el presente post queremos ofrecer una información técnica detallada de utilidad para docentes, centros educativos y familias que les permita verificar de forma clara y objetiva que todas las aplicaciones de G Suite cumplen de forma escrupulosa no sólo con la normativa española y europea de protección de datos, sino que además disponen de unas medidas de seguridad prácticamente inalcanzables para cualquier entidad pública o privada que desarrolle actividades de “cloud computing”.

Para una mejor comprensión, utilizaremos la fórmula FAQs dando respuesta a las preguntas que más preocupan y con enlaces activados a los documentos oficiales:

1.- ¿Cómo se relaciona con Google un colegio en España que trabaje con su sistema operativo y herramientas?

Un Colegio se relaciona con los servicios que se prestan en el marco del Acuerdo de G Suite. A nivel más operativo, estamos los Partners para acompañar a los centros educativos en todo lo necesario. 

2.- ¿Qué costes tienen sus servicios?¿Son todos gratuitos?

a) Los servicios principales de G Suite for Education (anteriormente llamado Google Apps for Education) son el eje de la oferta educativa que Google les brinda a las escuelas. Estos servicios son Correo, Calendario, Classroom, Contactos, Drive, Documentos, Formularios, Grupos, Hojas de cálculo, Sites, Presentaciones, Talk/Hangouts y Vault. Todos los servicios incluidos en G Suite for Education son gratuitos para centros educativos validados y aprobados por Google. 

b) MÁS INFORMACIÓN SOBRE LOS SERVICIOS PRINCIPALES Y ADICIONALES DE G SUITE

c) G Suite para Centros Educativos es gratuito. Google tiene previsto seguir ofreciendo de forma gratuita los servicios principales de G Suite para Centros Educativos, entre ellos, cuentas de usuario para los alumnos que se matriculen en el futuro. Como tal vez ya sepas, Google se fundó a partir de un proyecto de investigación desarrollado en la Universidad de Stanford. Esta es una de las formas que tiene Google de corresponder a la comunidad educativa.

d) Para conocer las funciones disponibles en esta solución, visita la página principal de G Suite for Education.

e) Para obtener más información, consulta las Condiciones de Servicio.

3.- ¿Hay servicio de soporte técnico o atención al cliente para los colegios?¿Cuál?

a) Sí, se ofrece soporte 24/7 sin coste adicional a través del centro de ayuda de G Suite. El Centro de Ayuda de G Suite es un excelente recurso para solucionar cualquier problema que puedas tener. Si no encuentras la respuesta online, con tu cuenta de G Suite for Education dispones de asistencia ininterrumpida por chat, correo electrónico y teléfono.

b) Adicionalmente se puede contratar a través de los Partners certificados contratos de soporte para ofrecer un servicio más personalizado y que permita asesorar y dar servicios a través de los profesionales que acompañan el proyecto educativo.

4.- ¿Es cierto que venden los perfiles de los usuarios en cuanto a publicidad u otro tipo de acciones? ¿Esto aplica también con los perfiles de menores de G Suite?

a) NO. Es radicalmente falso

Google No vende los datos de G Suite a terceros ni comparte con ellos la información personal que se encuentra en los sistemas, excepto en algunas circunstancias excepcionales que se describen en el Acuerdo de G Suite y la  Política de privacidad, como cuando el propietario solicita que la compartamos o cuando se exige hacerlo por ley.

b) No hay anuncios en el paquete de los servicios principales de G Suite. A diferencia de estos servicios principales, los servicios adicionales de Google pueden mostrar anuncios, tal como se detalla en el Aviso de privacidad de G Suite. En cuanto a los usuarios de G Suite de primaria y secundaria, Google no utiliza la información personal de ellos (ni ningún dato asociado con una cuenta de Google) para orientar anuncios.

c) Google NO asume la propiedad de los datos de los clientes en los servicios principales de G Suite y así lo explicitan sus contratos (en la sección «Propiedad intelectual»).

d) Google brinda paneles y herramientas de administración eficaces y fáciles de usar para ayudar a los administradores a llevar un seguimiento de los servicios, el uso y los datos de la organización. Solo se conserva la información personal por el tiempo que se solicite. Si un departamento educativo, una escuela o una universidad decide dejar de usar Google, el derecho a la portabilidad está garantizado conforme al RGPD.

5.- Con el nuevo RGPD, ¿cómo se va a dar respuesta a los requerimientos legales?

a) Google se compromete a cumplir con el RGPD  en todos los servicios de G Suite para Centros Educativos. Para obtener más información, consulta el sitio web sobre el RGPD.

6.- ¿Hay modelos de contratos? ¿Aseguran cumplir con todos los requisitos legales a nivel normativo y exigible en cuanto licenciamientos, RGPD, responsabilidad penal de las empresas y protección de imagen?

Sí, pero insistimos nuevamente en saber distinguir entre los servicios incluídos en el paquete G Suite y el resto de servicios ofrecidos por Google o por prestadores de servicios de la sociedad de la información distintos a Google a los que se accede a través, por ejemplo, de Classroom.

Respecto a G Suite, en la pregunta anterior tenéis el enlace en el que podéis comprobar y validar tanto la existencia de las cláusulas MCC, como las auditorías de seguridad y cumplimiento legal que sustentan las razones por las que la Agencia Española de Protección de Datos y el Grupo 29 de autoridades de Protección de datos europeo han dictado la resolución que declara la conformidad de los sistemas de transferencia internacional de datos (sensibles y especialmente protegidos) de G Suite con la normativa de protección de Datos.

Podéis ver la resolución completa en el siguiente enlace:

Notificación Agencia Española Protección de Datos

Respecto a los prestadores de terceros a Google, o servicios no incluídos en G Suite, corresponde al colegio o entidad educativa, conforme al nuevo GPRD, tanto la redacción de los contratos como el análisis y verificación de la adecuación de los mismos a las diferentes normativas, civiles, penales o administrativas. Este tipo de servicios de adecuación son prestados directamente por los partners educativos en caso de que la entidad lo solicite.

7.- ¿Es necesario que las familias firmen un documento de consentimiento de uso de las herramientas de G Suite for Education?

Aunque esta pregunta será desarrollada en profundidad en el siguiente post, podemos adelantar que conforme a la LOE, no es necesario un consentimiento informado de las familias para el uso del Core G Suite por parte de los centros educativos, ya que Google actúa, a todos los efectos legales como “encargado del tratamiento de los datos de alumnos, profesores y familias” al igual que el resto de las empresas que actúan por “cuenta de”. Es por ello que los datos son siempre del centro educativo y Google debe suprimirlos y permitir su portabilidad cuando el centro así lo decida, exactamente igual que sucede con el resto de proveedores que trabajan con los colegios actualmente.

El equipo de ieducando,

 

Próximo Post: G Suite y los datos de los menores y alumnos.  Sistemas de información y consentimiento informado

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