por Pablo Felip, Jefe de Estudios, Tecnología y Calidad en ágil centros. Google Developer Expert G Suite.

Data Studio, cuando lo único permanente es el cambio

Cuando en mayo / junio de 2016 Google anunciaba, aunque sin hacer mucho ruido, la disponibilidad en periodo de prueba (beta pública) de un nuevo producto denominado Data Studio (GDS en adelante), pocos debieron anticipar el impacto que esta herramienta de análisis y visualización de datos iba a tener en innumerables organizaciones, grandes y pequeñas, de todo el mundo. Al fin y al cabo Google nos tiene acostumbrados a una cierta incontinencia por lo que hace al lanzamiento de servicios de lo más variopinto, en ocasiones de manera aparentemente casual y casi casi se diría por aquello de “probar a ver qué pasa”.

Breve historia de GDS.

Desde entonces, y especialmente mientras GDS ha estado en beta, ha recibido innumerables mejoras y actualizaciones ¡que siguen llegando! y que lo han convertido en una alternativa, si bien aún no comparable tal vez a pesos pesados de la talla de Looker, PowerBI o Tableau, sí lo suficientemente potente como para haberse constituido en un claro factor democratizador en el ámbito de las herramientas de asistencia en procesos de inteligencia de negocio. No tienes más que consultar la página de novedades de GDS para acceder a un exhaustivo histórico con información sobre las nuevas características y funciones. Estas notas de cada versión cuentan con abundantes enlaces a los artículos correspondientes de la documentación oficial, en su caso.

Lanzamiento de nuevas versiones de GDS por año.

Pero como el tiempo es limitado y el espacio escaso, mi objetivo en lo que queda de artículo será el de presentarte las cinco novedades más destacables (y rupturistas, en algunos casos) que a mi modo de ver ha recibido GDS en lo que llevamos de 2020.

No voy a detenerme a explicar por tanto qué es y cómo funciona GDS. Para eso sería necesario un espacio mucho más amplio, naturalmente. A modo de introducción, te recomiendo que le eches un vistazo a alguna de estas dos presentaciones sobre GDS que encontrarás en el banco de recursos de GEG Spain. Si te quedas con ganas de más también puedes visionar este webinar en el que se presenta un caso de uso que utiliza GDS como herramienta final de visualización en un proceso de captura, preparación y análisis de datos de manera conjunta con las hojas de cálculo de Google y Apps Script.

Vamos pues con esas cinco novedades en orden (a mi juicio) creciente de interés.

Uno | GDS se emancipa de Google Drive

Data Studio ha utilizado desde sus orígenes Drive para almacenar una serie de metadatos relacionados con dos de sus entidades fundamentales, informes y fuentes de datos. La consecuencia más evidente para el usuario era precisamente que estas entidades de GDS eran visibles como elementos diferenciados en Drive, siendo posible organizarlos en carpetas o compartirlos del mismo modo que cualquier otro archivo almacenado en este servicio.

Un informe y su fuente de datos asociada, tal y como se podían ver en Drive.

En agosto del año pasado estos elementos, informes y fuentes de datos, comenzaron a desaparecer de Google Drive en las cuentas personales, proceso que concluyó hacia octubre de ese mismo año. La migración en el caso de cuentas G Suite se pospuso en aquel momento, para reactivarse ahora a partir del día 6 de julio de este año, siendo de esperar que se complete del mismo modo y de manera totalmente automática a partir de este día en unas pocas semanas.

Evidentemente, informes y fuentes de datos no se han esfumado. Es más, técnicamente siguen almacenados en Drive, pero ahora deberán consultarse de manera exclusiva a través de la propia página principal de GDS.

Los informes y fuentes de datos ahora solo aparecen en la página principal de GDS.

Como consecuencia inmediata, el cuadro de diálogo para compartir informes y fuentes de datos, idéntico al de Drive en tanto informes y fuentes aparecían como archivos dentro de él, ha sido sustituido por este otro, específico para Data Studio.

Nuevo cuadro de diálogo para compartir elementos de GDS, mantiene idénticas funcionalidades al anterior.

En el caso de las cuentas corporativas (G Suite), esta migración ha tenido además dos implicaciones adicionales:

  • Ahora disponemos de unos estupendos registros de auditoría relativa al uso de GDS en la sección de informes de la consola de administración. Se registran eventos tales como la apertura, creación, edición, eliminación, restauración o cambio de permisos de los elementos de GDS.

Informe de auditoría de GDS.

  • GDS ha adquirido un panel de configuración de uso compartido en la consola de administración independiente del de Drive. Ahora es posible limitar de manera extremadamente granular (por usuario, grupo o unidad organizativa) el ámbito con el que los usuarios de un dominio G Suite pueden compartir informes y fuentes de datos. De este modo podremos alinear el uso de GDS con las políticas de seguridad de la organización de manera independiente de las que pudieran aplicar sobre los elementos almacenados en Drive. Los valores predeterminados de estos ajustes se copiaron de sus homólogos de Google Drive el pasado 26 de mayo, quedando a partir de ese momento totalmente desvinculados los unos de los otros (cuidado si has hecho cambios en estos últimos desde entonces).

Ajustes de uso compartido de informes y fuentes de datos específicos de GDS.

Como puedes ver, se trata de un cambio funcional de cierto calado, aunque no requiere acciones por parte del usuario más allá, en el caso de cuentas de G Suite, de (re)ajustar las preferencias de uso compartido para los elementos de GDS con el objetivo de limitar o prevenir posibles fugas de datos.

Además, si tenías tus informes y fuentes de datos organizados en carpetas perderás inevitablemente esa estructuración y, en todo caso, deberás asegurarte de ser capaz de localizarlos a través de la propia página principal de Data Studio, en la que únicamente es posible:

  • Revisar de manera diferenciada tu repositorio de informes, fuentes de datos y vistas de exploración (característica experimental).
  • Realizar búsquedas por nombre.
  • Acceder a los elementos más recientes, los que son de tu propiedad o los compartidos contigo.

Lamentablemente, nos encontraremos con el serio inconveniente, por el momento, de no poder organizar en la página de GDS informes y fuentes de datos en carpetas. Tampoco existe ningún mecanismo de etiquetado.

Por tanto, si manejas un elevado número de informes y fuentes de datos probablemente sea un buen momento para renombrarlos, utilizando algún tipo de codificación o numeración, quizás complementada por un sencillo directorio de recursos en Keep o una hoja de cálculo de Google, que recoja el nombre y URL de cada elemento relevante, de modo que resulte sencillo localizarlos de manera eficiente. Sugerencia: ¿qué tal un meta informe Data Studio, un informe de informes, para mantenerlos bien clasificados?

La ventana principal de GDS y sus herramientas de localización de elementos.

Es de esperar que GDS reciba en breve nuevas funciones de clasificación que nos permitan superar esta carencia y dotar de estructura a nuestro repositorio de elementos GDS sin hacer malabares.

Puedes consultar más detalles, que alguno hay, acerca de este proceso de migración de datos desde Drive en este artículo de la ayuda oficial.

Dos | Informes automáticos en Google Analytics

En innegable que GDS nació como herramienta de visualización para los servicios publicitarios de Google. Son innumerables las agencias de marketing digital que lo están utilizando en estos momentos, tanto como herramienta interna de análisis como para generar informes y paneles de control para sus propios clientes.

Esa vocación queda una vez más patente con esta nueva característica, anunciada a comienzos de mayo, que posibilita obtener informes GDS automáticos para desmenuzar los datos de audiencia, adquisición y comportamiento de una propiedad en Google Analytics. Extremadamente práctico.

De Google Analytics a Data Studio en un solo clic.

Tres | Google Maps en GDS

Desde mayo aproximadamente, ya es posible utilizar mapas de Google Maps en los informes de Data Studio.

Aunque GDS ya disponía de mapas geográficos, la nueva visualización cuenta con más posibilidades de personalización, le resulta más familiar al lector del informe, que puede interaccionar con ella del modo al que está habituado cuando utiliza Google Maps, admite también códigos postales como datos geográficos y, por si fuera poco, es capaz de representar varias dimensiones y hasta dos métricas para establecer el tamaño y color de las burbujas geolocalizadas.

Pon contra, los nuevos mapas no dejan de presentar algunas limitaciones, entre otras solo pueden mostrar burbujas (no hay posibilidad de visualizar regiones coloreadas, cosa que sí se admite en los mapas clásicos) y no pueden contener dimensiones de desglose.

Ejemplo de uso del componente de visualización de Google Maps para GDS (https://bit.ly/covid19mortalidad).

Cuatro | La galería de visualizaciones comunitarias

Las visualizaciones comunitarias no son algo nuevo. Desde hace ya tiempo es posible enriquecer nuestros informes con gráficos creados por terceros que expanden y complementan los que están disponibles de serie en GDS.

Del mismo modo que es posible construir, utilizando Apps Script, conectores que faciliten la adquisición de conjuntos de datos de orígenes diversos, cualquier desarrollador con ciertos conocimientos de JavaScript y CSS puede crear sus propias visualizaciones que, hasta no hace mucho, debían añadirse a los informes por medio de un identificador numérico único.

De hecho, estos “guiños” que Google le hace a los desarrolladores, profesionales o aficionados, posibilitando la expansión, sin coste de ningún tipo, de las capacidades de la herramienta por medio de conectores de datos, visualizaciones y recientemente una API administrativa me parece una jugada magistral para hacer que el producto gane tracción. No hay más que ver el cuidado puesto en este sitio web de soporte… pero esa es otra historia que dejaré para otra ocasión..

El caso es que el número y calidad de estas visualizaciones comunitarias (algunas gratuitas, otras de pago) ha crecido enormemente en los últimos meses. Es por ello que ahora se dispone de una galería que facilita su uso.

Accediendo al repositorio de visualizaciones comunitarias de GDS.

Para hacerte una idea del valor que aportan estas visualizaciones comunitarias, nada mejor que echarle un vistazo a esta galería de informes que utilizan algunas de ellas. No están todas las que son pero sí son todas las que están.

Dos comentarios finales relativos a las visualizaciones de la comunidad:

  • Por razones de seguridad, no funcionan cuando los informes se incrustan dentro de una página web, al menos por el momento.
  • Las fuentes de datos de las que “beben” deben configurarse para permitir su uso.

Configurando una fuente de datos para permitir su uso con visualizaciones comunitarias.

Cinco | Seguridad a nivel de registro

Llegamos a una de esas funciones que, en mi opinión, cambia totalmente las reglas del juego por lo que respecta a la relevancia y utilidad de GDS dentro de una organización.

Esta característica denominada oficialmente filtrar por dirección de correo electrónico, anunciada en febrero de este año, permite filtrar los datos que aparecen en las distintas páginas de un informe en función de la dirección de correo electrónico del lector, siempre y cuando:

1.- La persona que visualice el informe disponga de una cuenta de Google, tanto da si es personal o corporativa.

2.- Haya iniciado sesión en ella.

3.- La(s) fuentes(s) de datos contengan un campo (columna) en el que se almacenen direcciones de correo electrónico.

4.- Se haya activado la característica de filtro por email en los ajustes de la fuente de datos.

Si se cumpen estas cuatro condiciones, el usuario solo podrá visualizar aquellos registros (filas) de las tablas asociadas a una fuente de datos que contengan en el campo indicado su propia dirección de correo electrónico.

Esto abre la puerta de par en par a la posibilidad de confeccionar informes GDS que le proporcionen a cada una de las personas que los visualizan exclusivamente sus propios datos o aquellos sobre los que tenga autoridad de acceso. Ahora ya no será necesario disponer de distintas versiones de un mismo informe o bien un informe único con controles de filtro bloqueados y múltiples URL pre filtrados secretos destinados a distintos usuarios o grupos de usuarios (cuidado con estas cosas, la seguridad mediante oscuridad no es seguridad).

Activando la seguridad a nivel de fila en una fuente de datos.

El uso de esta seguridad a nivel de registro tiene una serie de recovecos técnicos y sutilezas que no es momento ni lugar de abordar. Si no obstante te interesan, te invito a que leas mi artículo Advanced filter by email in Google Data Studio, donde se discuten con cierto detalle.

Comentarios finales

Hemos repasado algunas de las nuevas características que han llegado a Google Data Studio en lo que va de año, pero han sido muchas, muchas más. Ha habido mejoras significativas en aspectos tales como el editor, el envío de informes por correo en formato PDF o en las funciones de representación de datos. Y atentos porque aún queda año para rato.

Me parece realmente impresionante el empeño, sostenidos año tras año, que está poniendo Google en el desarrollo de esta herramienta gratuita, en mi opinión una de las más interesantes, si no la más interesante en estos momentos, dentro del catálogo de la multinacional. Y de enorme utilidad también en un contexto educativo.

SUSCRÍBETE AHORA A NUESTRA NEWSLETTER