por Jaime Conde, Consultor de educación en ieducando

En este artículo vamos a tratar el uso de archivos compartidos en Google Drive. Como muchos de vosotros ya sabéis, Drive es un repositorio de archivos en la nube que tenemos incluido en el paquete de herramientas de G Suite. Las principales ventajas de Drive son:

  • Está ubicado en la nube de Google.
  • Características de seguridad.
  • La disponibilidad
  • Cuenta con espacio ilimitado
  • La posibilidad de compartición y trabajo colaborativo con los recursos que se van añadiendo.

Por todos estos motivos, Drive se convierte en una herramienta muy potente para la gestión de nuestros archivos. 

Si queremos hacer un uso corporativo de los archivos, debemos organizarlos y compartirlos con otros usuarios. Para poder desarrollar esta gestión de forma íntegra y segura, debemos aplicar permisología sobre lo que compartamos y es que, la forma de compartir va a depender del uso que queramos aplicar sobre nuestros archivos.

Normalmente los usuarios van compartiendo archivos o carpetas de forma puntual con aquellos usuarios con los que necesitan colaborar y viceversa. Esta forma de trabajar se vuelve compleja cuando estamos en entornos corporativos donde se debe dar permisos de forma sistemática a los archivos en función de su uso. Esto es lo que nos encontramos en una organización empresarial o educativa.

Cuando estamos en este punto ya no estamos en lo que es meramente compartición de archivos, por lo que pasaremos a una gestión documental corporativa. En este post voy a explicar cómo recomiendo hacer esta gestión documental en los centros educativos.

En primer lugar, para la gestión documental recomiendo el uso de las unidades compartidas. Las características de estas unidades nos permiten el control de los contenidos desde la organización y, a su vez, gestionar el acceso a los mismos.

Las unidades compartidas que vamos a crear para esta función las vamos a llamar Unidades Compartidas Estructurales. Esto significa que, con ellas, queremos reflejar la estructura de la organización. Esta estructura será dinámica y la iremos generando en función de las necesidades.

Cuando creamos las unidades compartidas no podemos simplemente compartirlas con todos los usuarios. Para gestionar el acceso a las unidades compartidas dentro de la organización recurriremos a los grupos estructuralesEstos grupos los creamos en la organización con la aplicación de Google Groups para poder gestionar los permisos.

Unidades compartidas

A continuación paso a explicar el funcionamiento de las unidades compartidas en Google Drive.

La unidad compartida es una ubicación de almacenamiento en la nube de Drive que se crea y da acceso a usuarios con distintas permisologías (esta unidad no pertenece a ningún usuario en particular y es ajena a las unidades de Drive de los usuarios).

Todo archivo que movamos desde la cuenta de Drive de un usuario a una unidad compartida deja de pertenecer al usuario.

Usuarios de la unidad compartida

Hay diferentes tipos de usuarios miembros en las unidades compartidas:

Administrador

Gestiona la unidad compartida. Es el perfil que se asigna a la persona que lo crea y tiene todos los permisos para gestionar el contenido de la unidad compartida, incluyendo el poder compartir carpetas con su contenido con usuarios que no pertenecen a la unidad compartida. También es el usuario encargado de parametrizar el funcionamiento de la unidad compartida con las políticas que más adelante veremos.

Un administrador de consola de G Suite puede gestionar la administración de la unidad compartida desde el panel de administrador de forma íntegra sin ser miembro de la misma.

Gestor de contenido:

Nos permite la gestión del contenido íntegro de las unidades de equipo. Podemos crear, subir, mover, eliminar y recuperar contenido en la unidad compartida. Cuando creemos una unidad compartida estructural normalmente la compartiremos con los grupos estructurales con este nivel, de forma que los miembros del grupo sean los que dispongan de la organización de contenido. También se puede compartir ficheros con usuarios que no pertenezcan a la unidad compartida, si la política lo permite. Las carpetas sólo las comparten los administradores.

Colaborador

Puede crear, editar, subir y descargar ficheros ubicados en la unidad compartida. No puede eliminar los archivos ni moverlos de carpeta. Este perfil se asigna a grupos estructurales que queremos que aporten en la unidad compartida pero con restricciones en la eliminación del contenido. También puede compartir archivos pero no carpetas.

Los profesores que quieran compartir contenido a través de Classroom deben tener al menos este rol en la unidad compartida o en las carpetas que se comparten.

 

Usuario con permisos para comentar:

Es similar a los permisos de Drive. A estos usuarios se les permitirá leer y crear comentarios en los archivos de Documentos, Hojas de cálculos, Presentaciones, archivos .pdf…

La descarga de archivos estará restringida por la política de la unidad.

Lector

Puede acceder a los archivos para la lectura pero no podrá comentar ni leer los comentarios. La descarga de archivos estará restringida por la política de la unidad.

Cuando se hace miembro a un usuario de una unidad compartida, éste tendrá acceso a la unidad completa. No se puede restringir el acceso a un usuario miembro de una unidad compartida. Lo que sí se puede es dar más privilegio a un usuario de una unidad compartida en los archivos o carpetas de la misma. A un usuario con el rol de lector en una unidad compartida se le puede dar permisos de comentador o editor en un archivo concreto.

Los archivos se podrán compartir con otros usuarios o grupos no pertenecientes a la unidad compartida. Se podrá indicar los permisos que se otorgan al compartirlo pudiendo ser editor, comentador o lector. A diferencia de los usuarios de la unidad compartida, los usuarios a los que les demos permisos sobre carpetas o ficheros específicos sólo podrán acceder a ellos y no al resto de la unidad compartida. 

Un usuario al que le compartan un archivo o carpeta que se encuentre en una unidad compartida no podrá guardarlo en su cuenta de Drive, pero podrá guardar el acceso directo dentro de la misma.

El administrador de G Suite que no pertenezca a una unidad compartida podrá definir políticas y administrar usuarios de la unidad compartida pero no tendrá acceso al contenido.

Políticas de la unidad compartida

Cuando el administrador vaya creando las unidades organizativas debe tener en cuenta la parametrización de las mismas:

Compartir fuera de la organización

  • Se puede dar acceso a los archivos de esta unidad compartida a los usuarios ajenos a la organización.
  • Solo se puede dar acceso a los archivos de esta unidad compartida a los usuarios que pertenezcan a la organización.

Compartir con personas que no sean miembros

  • Se puede dar acceso a los archivos de esta unidad compartida a usuarios que no pertenezcan a ella.
  • Solo los usuarios que pertenezcan a esta unidad compartida pueden acceder a los archivos que contiene.

Descargar, copiar e imprimir

  • Permitir que los comentadores y lectores puedan descargar, copiar e imprimir los archivos de esta unidad compartida.
  • Los comentadores y lectores no pueden descargar, copiar ni imprimir los archivos de esta unidad compartida.

Los administradores de G Suite podrán configurar desde la consola estas políticas para las unidades compartidas y tendrán opción de impedir que los administradores de dichas unidades puedan cambiar las políticas fijadas.

Eliminación recuperación de archivos

La eliminación de archivos o carpetas en las unidades compartidas sólo lo hacen los usuarios “administradores” y “gestores de contenido”. 

La unidad organizativa tiene una papelera diferente a la papelera de Drive del usuario, exclusiva de esa unidad compartida. Es en esta papelera donde se ubica lo eliminado en la unidad organizativa. De igual forma son los usuarios “administradores” y “gestores de contenido” los que pueden recuperar de la papelera los archivos eliminados. 

Es importante destacar que los archivos se eliminarán después de 30 días en la papelera, siendo un administrador de consola de G Suite quién pueda recuperar durante 30 días los archivos que se hayan eliminado de la papelera.

Creación de unidades compartidas

Los usuarios pueden crear unidades compartidas dependiendo de las políticas de Drive. De forma general, recomendamos que los usuarios no puedan crear unidades compartidas sino que sea el administrador de la consola de G Suite el que las cree e incorpore a los miembros. 

Si queremos que la unidad compartida se use de forma independiente a la estructura del centro, simplemente habrá que crearla y añadir un usuario como administrador y será éste quién se encargue de la gestión de la misma incluyendo el añadir nuevos miembros. 

Recomendamos a los administradores de consola de G Suite que mantengan un registro de las unidades compartidas que van creando y el uso que le van asignando.

El administrador de consola de G Suite puede definir en las políticas de Drive distintas políticas para la creación de unidades organizativas que creen los usuarios. Insistimos en recordar que no recomendamos que se permita a los usuarios el que por su cuenta puedan crear unidades colaborativas.

 

En la próxima entrada explicaremos qué son las unidades compartidas estructurales, cómo configurarlas y qué usos podemos darle dentro de la estructura organizacional de un centro educativo.

 

SUSCRÍBETE AHORA A NUESTRA NEWSLETTER