por Jaime Conde, Consultor de educación en ieducando

En la entrada anterior realizamos una introducción acerca del uso de archivos compartidos en la herramienta Google Drive, así como una serie de recomendaciones a la hora de hacer la gestión documental en los centros educativos. En el post de hoy nos centraremos en tratar la configuración y los diferentes usos que podemos aplicar a las unidades compartidas estructurales.

Unidades Compartidas Estructurales

Las unidades compartidas son una funcionalidad que nos permite compartir los ficheros de manera controlada. El problema es que, para ejercer ese control, hay que gestionar los usuarios a los que damos acceso. Nosotros proponemos que ese control lo ejerzamos a través de los grupos y no de los usuarios de forma individual. Con esto conseguimos que un usuario tenga acceso a unidades organizativas concretas en función de los grupos a los que pertenece. Para ello, es imprescindible organizar los Grupos Estructurales en la organización.

Las Unidades Compartidas Estructurales (UCE) son las que vamos a crear para la compartición orgánica de los repositorios de archivos corporativos. Estas unidades compartidas las creamos en función de la necesidad de repositorios permanentes que tengamos en la organización. Son una estructura dinámica en la que se podrá ir ampliando el número de las mismas en función de las necesidades que se vayan estableciendo. Se recomienda que se vayan valorando las existentes y que se tenga en cuenta si en las mismas se pueden recoger los ficheros sin necesidad de crear nuevas unidades, que serían redundantes u ociosas.

La creación de las unidades compartidas y de los grupos estructurales deben ser realizadas por el administrador de G Suite. Nuestra recomendación es que, dentro de la consola de G Suite, se configure de modo que solo los administradores puedan dar de alta unidades organizativas y grupos para cualquier tipo de uso. También recomendamos que los usuarios que requieran de estos recursos los soliciten a los administradores para que los registren.

Es fundamental que no esté autorizada la creación de unidades organizativas a los usuarios del dominio en la configuración de Drive. En este caso, es el administrador quien debe gestionar la pertenencia a las unidades organizativas a través de los grupos.

Cuando agregamos un grupo a la unidad organizativa podemos hacer que todos los miembros del grupo accedan a la unidad organizativa en función de su pertenencia. En el caso de que agreguemos un usuario nuevo al grupo que está en una unidad compartida, automáticamente le saldrá la unidad compartida en su cuenta de Drive. Al dar de baja el usuario, ésta dejará de mostrarse y el usuario dejará de tener acceso a la misma.

Las Unidades Compartidas Estructurales no deben tener usuarios administradores. Esto es porque la labor de administración la hacen los administradores desde la consola de G Suite, que son los únicos que pueden añadir usuarios o grupos a las unidades corporativas.

Uso de la Unidad Compartida Estructural

Como hemos explicado antes, las UCE nos van a servir para compartir los archivos en el entorno corporativo de forma estructurada y con control de permisología.

Cada usuario de la organización va a poder acceder a las UCE en función de los grupos a los que pertenezcan. Esto hace que los administradores de G Suite tengan una tarea importante, que es la creación de las UCE y la definición de las políticas necesarias.

En la mayor parte de los casos vamos a definir UCE que coinciden con los Grupos Estructurales para que las usen como repositorio común de trabajo del grupo. Es importante recordar que los Grupos Estructurales son aquellos que vamos creando en la organización y que reflejan la estructura de la misma en función de las labores que se realizan. Es por ello que, cuando hagamos esto a los grupos estructurales, le daremos un acceso como gestor de contenido, de forma que todos sus miembros puedan crear carpetas y añadir archivos sin limitaciones y que, en caso necesario, puedan compartir con otros usuarios no miembros. En función del uso específico de cada UCE se le podrá solicitar al administrador de consola de G Suite que incluya otros usuarios o grupos con otro tipo de acceso. 

Es función de los usuarios que tienen acceso como gestor de contenido la tarea de ir estructurando las UCE para el uso que se le quiere dar. Esta propuesta es de uso general y es posible que se den casos en los que nos interese dar acceso al grupo estructural como colaboradores para que puedan aportar pero no eliminar.

Con el perfil de colaborador podemos compartir UCE a los usuarios que nos sirvan para fijar contenido. En caso de que un colaborador quiera que un documento sea eliminado, se puede modificar el nombre con un prefijo, por ejemplo, para indicar que ese documento debe ser eliminado por un usuario que sea gestor de contenido. Si pensamos en un caso real, esto se puede hacer con las actas de las evaluaciones o de los claustros.

Los administradores de consola de G Suite pueden usar una tabla como esta para ir definiendo las UCE.

Los miembros de la UCE, ya sean lectores, comentadores o colaboradores; pueden tener un nivel de acceso superior al que inicialmente se les establece para carpetas o archivos concretos que los gestores o administradores les compartan dentro de las UCE.

Ejemplo. Comparto una unidad compartida con un usuario o grupo en modo lectura, creo la estructura de carpetas que me interese y luego voy dando permisos de edición/gestión a estos usuarios o grupos en las carpetas/archivos concretos que interesen. Con ello, permito que estos usuarios tengan acceso de lectura a todo el contenido de la UCE pero, en cambio, sólo puedan editar o crear en partes concretas de la UCE. 

Una forma de hacerlo es dar permiso como gestor de contenido en la UCE a la persona responsable y permiso como colaborador al grupo. De este modo, la persona responsable crea las carpetas de primer nivel y en estas dé permisos como gestor de contenido al grupo estructural que trabaja. Así conseguimos que la estructura de primer nivel sea estable (y solo el responsable pueda alterar esta estructura) y que, en caso de conveniencia, dentro de la UCE pueda crear carpetas que ni los miembros del grupo estructural puedan borrar, ya que les podría limitar el acceso a colaboradores. 

Generar estas estructuras de UCE lo puede hacer también un Administrador de G Suite que, puntualmente, puede pertenecer a la UCE para crear la estructura aunque luego dejara de pertenecer a ella.

Nombres UCE

Recomiendo que se use una nomenclatura específica con los UCE relacionada con los grupos estructurales. Ejemplo:

ge-equipo-directivo@micolegio.es ➝ UCE-equipo-directivo

Compartir fuera

Este supuesto se daría en el caso de que se necesitara que un usuario gestor de contenido o colaborador pueda compartir ficheros fuera de la UCE. Lo puede compartir con usuarios específicos o con grupos, aunque siempre recomiendo que, lo que se pueda, se comparta a través de grupos. Así luego resulta más sencillo gestionar los accesos ya que no es lo mismo una carpeta compartida con 50 usuarios que una carpeta compartida con 3 grupos.

Sólo un administrador puede compartir carpetas y, en caso de que fuese necesario, montar una estructura de carpetas compartidas fuera de la UCE. Sería el administrador de G Suite el que lo estableciera aunque, puntualmente, se podría dar el rol de administrador de la UCE al miembro para que ejecutara la compartición.

La UCE tiene políticas que son definidas por el administrador que indicarán si se puede compartir con usuarios que no sean miembros o con usuarios externos al dominio. 

Ejemplo: La UCE de Recursos Humanos no debemos compartirla con miembros de fuera de la UCE, ya que implica una gestión de los datos de carácter personal que, en principio, no se debe compartir fuera del ámbito restringido de los Recursos Humanos.

Limitaciones

Otra política que se puede indicar en una UCE es si se permiten las funciones de descargar, hacer copia o imprimir a los usuarios restringidos de solo lectura. En el uso corporativo de archivos donde se manejen datos de carácter personales o confidenciales siempre recomiendo que se apliquen las precauciones posibles. Esta sería una a tener en cuenta.

Migración a las Unidades Compartidas Estructurales

Una vez que se han creado las UCE, nos podemos encontrar con el problema de que en la carpeta o carpetas compartidas en Drive donde se encuentran los ficheros que queremos subir tengan ficheros con diferentes propietarios. 

Hay una política en la consola de G Suite que nos permitirá la migración de los datos compartidos en Drive a las unidades compartidas si la persona que los mueve tiene permiso de edición sobre los mismos y la propietaria pertenece a la unidad compartida. 

Es necesario recoger las ubicaciones originales de los archivos, si las hubiera, en la tabla donde definimos las UCE y que la persona encargada de la migración inicial tenga acceso a estas ubicaciones con permiso de edición.

Recomiendo hacer una auditoría previa para confirmar que se tienen los accesos al contenido por parte de esta persona. Es importante porque, si algún usuario ha creado contenido de acceso restringido en las ubicaciones originales, éste no se podrá migrar.

Además, habrá que indicarles a los usuarios de los grupos que van a pertenecer a la UCE, que el material como recurso común deben compartirlo moviéndolo a las UCE correspondientes. Recordad siempre que la mejor manera de compartir un archivo es crearlo o moverlo a una UCE, de forma que no hay que compartir con el usuario ni buscarlo en la carpeta “compartido conmigo”.

Como recomendación general, lo ideal es que la implantación de estos sistemas de repositorios se vayan haciendo poco a poco de manera consensuada habiéndose explicado suficientemente. Debéis diseñar por parte de los responsables una hoja de ruta con los pasos que se van a ir dando para el traspaso de repositorios.

Espero que el tema de las unidades compartidas tratado en estos dos artículos haya ayudado a aclarar su uso y las muchas posibilidades que ofrece si se ejecuta correctamente a la hora de hacer la gestión documental en un centro educativo.

 

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