por Santiago Benito, Dpto. Técnico en ieducando España

Durante estos últimos meses, Google ha ido implementando una serie de mejoras en los servicios y herramientas que se ponen a disposición de los usuarios de Google Workspace para Educación.

Algunos de estos cambios, no necesitan de interacción por parte del Administrador, ya que son funcionalidades añadidas a servicios o mejoras en los mismos, pero otras sí necesitan de una configuración sobre la consola de administración. 

Estos cambios de configuración o mejoras en el control de las funcionalidades desde la consola de administración, en caso de no tenerlas en cuenta y no tomar acciones sobre las mismas, puede ocasionar que nuestros usuarios experimenten alguna incomodidad a la hora de desempeñar su trabajo adecuadamente.

Hemos seleccionado varias de estas mejoras o cambios, que creemos que son de gran importancia a la hora de que nuestros usuarios puedan usar los servicios de Google de una forma adecuada.

Ajuste de acceso determinado por la edad

Empezaremos hablando de los “Ajustes de acceso determinado por edad” que el pasado 1 de septiembre se activó para todas las consolas de Google Workspace for Education.

Este ajuste nos permite configurar por usuario, grupos o Unidades Organizativas si nuestros usuarios son mayores de 18 años o no. De este modo podremos restringir, de una forma muy sencilla, ciertos servicios y acciones a los usuarios menores de edad.

Por ejemplo, en caso de estar activado el servicio de Youtube, los usuarios indicados como menores de 18 años, no podrán crear canales, listas de reproducción, subir contenido, ver o crear eventos con emisión en directo, ver o publicar comentarios, no podrán utilizar aplicaciones como YouTube Go, YouTube Music, YouTube Studio, YouTube TV o YouTube VR, entre otras cosas.

La Búsqueda Segura estará habilitada por defecto para estos usuarios, lo cual filtra el contenido explícito de todas sus consultas y en imágenes, videos y sitios web.

Otros servicios que también se ven afectados por esta configuración son Google Play, Google Maps y Google Earth, Google Fotos y todos aquellos Servicios adicionales de Google no disponibles para usuarios menores de 18 años.

Google Meet

Otro de los servicios que se han mejorado es Meet, con la incorporación de nuevas funcionalidades y controles de seguridad que se pueden establecer desde la consola de administración de Google Workspace for Education.

Ahora podemos definir quién y cómo participará en las reuniones creadas por usuarios de tu organización, además de poder restringir el acceso de nuestros usuarios a las reuniones de Meet creadas por usuarios ajenos a nuestra organización.

También podemos activar o desactivar la “Gestión de anfitriones” para ciertos usuarios, (profesores, por ejemplo) que dispondrán de controles específicos dentro de la reunión.

Y por fin, podemos inhabilitar desde consola, aunque es configurable por el usuario final, el Acceso Rápido a las reuniones. Recordemos que, cuando inhabilitamos el Acceso rápido, el organizador debe unirse primero a la reunión, pudiendo sólo las personas invitadas al evento unirse sin solicitarlo, mientras que los participantes no pueden unirse de forma anónima y sólo los organizadores pueden marcar el número externo de la reunión.

Otra de las configuraciones nuevas de Meet, es que ahora podemos habilitar o deshabilitar desde consola que los usuarios presenten su contenido directamente desde Documentos, Hojas de Cálculo o presentaciones de Google.

Google Calendar

Calendar ha implementado en su configuración, estadísticas de tiempo.

Pese a que esta nueva funcionalidad ha pasado prácticamente desapercibida, ayuda a los usuarios a ver cómo consumen su tiempo y cuánto de él dedican a reuniones con clientes o compañeros de trabajo. De esta manera podemos optimizar nuestro tiempo de trabajo.

Extras para licencias Standard o Education Plus

En el caso de disponer en nuestra consola de Google Workspace for Education de Licencias Standard o Plus para nuestros usuarios, Google ha implementado numerosas mejoras en las configuraciones que habilitan este tipo de licencias.

Uno de los inconvenientes que muchos de los administradores veíamos, a la hora de compartir información internamente, era que no teníamos ningún control sobre la información que compartían nuestros usuarios dentro de nuestro dominio.

Pues bien, si disponemos de estas licencias, ahora gracias a las Reglas de Confianza de Drive podemos gestionar cómo nuestros usuarios comparten su información dentro de nuestro dominio, así como externamente.

Pese a que de momento está aún en Beta, cualquier cliente con licencia Plus exclusivamente puede solicitar acceso a la Beta y configurar la forma en que pueden compartir sus usuarios a través de Reglas de confianza.

Las reglas de confianza reemplazarán a las «Opciones para compartir» existentes en los controles de administración de Google Drive. Los administradores podrán optar por permitir, denegar o mostrar advertencias a los usuarios finales dentro de unidades organizativas (OU) o grupos específicos cuando intenten: 

  • Compartir archivos de Drive con usuarios externos o dominios externos.
  • Recibir archivos de Drive de usuarios externos o dominios externos.
  • Compartir archivos de Drive con otras unidades organizativas o grupos dentro de la organización. 
  • Recibir archivos de Drive de otras unidades organizativas o grupos dentro de la organización. 

Otras de las funcionalidades que se han mejorado para las consolas con licencias Standard y Plus, ha sido la parte de informes con la incorporación de Google BigQuery, lo que facilita la creación de informes altamente personalizables, completos y escalables para auditar y analizar el uso y la adopción de Google Workspace for Education.

Por si esto fuera poco, ahora con la nueva incorporación de los informes de auditoría de Classroom, ayudándonos con BigQuery y en conjunción con DataStudio, podemos disponer de informes específicos sobre el funcionamiento de los Classroom de nuestro dominio.

De esta forma, los administradores seremos capaces de identificar rápidamente “quién hizo qué”, entre otras muchas cosas.

Podríamos seguir hablando de cambios y nuevas funcionalidades que se han implementado, pero este artículo se haría demasiado largo. 

Os invito a que visitéis la Ayuda del administrador de Google Workspace y más concretamente las Novedades de Google Workspaces (lanzamientos recientes).

Además, si todavía no lo habéis hecho, suscribíos al Blog de Actualizaciones de Google Workspace for Education.

 

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